„Proces outsourcingu logistycznego” to cykl artykułów omawiających proces przekazania zarządzania logistyką w ręce zewnętrznego operatora. Postaram się w nim przedstawić poszczególne fazy outsourcingu oraz zadania stojące zarówno przed organizacją dokonującą outsourcingu jak też przed operatorem logistycznym.

 

Dane do przetargu na obsługę logistyczną

Przed zaproszeniem operatorów logistycznych do złożenia nam ofert handlowych powinniśmy zebrać odpowiedni zasób danych pozwalających operatorom na przygotowanie ofert. Usługa zarządzania magazynem na rzecz innej firmy jest na tyle specyficzna, że praktycznie nie funkcjonują tu gotowe cenniki. Każdy projekt magazynowy i każda firma – klient operatora logistycznego ma swoją specyfikę i swoje indywidualne wymagania, które w efekcie końcowym mają wpływ na wysokość cen.

 

Główne kategorie kosztów obsługi logistycznej

W procesie przygotowania oferty handlowej dla potencjalnego klienta operator logistyczny szacuje całość kosztów, które musi ponieść w celu zapewnienia obsługi, dopiero na koniec dodaje do tego swoją marżę. Główne kategorie kosztów, które należy uwzględnić przy wycenie obsługi to koszt powierzchni lub budynku magazynowego, koszt pracowników, systemu zarządzania magazynem (WMS), amortyzacja inwestycji niezbędnych dla realizacji usługi oraz bieżące koszty operacyjne jak media, wynajem sprzętu – choćby wózków widłowych, koszt materiałów pakunkowych, ochrony magazynu, wyposażenia biura, sprzątania, itp.

Powyższe koszty można oszacować tylko mając do dyspozycji szereg danych zarówno natury organizacyjnej jak przede wszystkim danych wolumetrycznych produktów, którymi operator ma zarządzać. Dokładna lista informacji, które są niezbędne do przygotowania oferty jest zawarta w kwestionariuszu logistycznym, dostępnym pod tym linkiem. Przedstawia on cały szereg zagadnień, z którymi zderzy się operator logistyczny przygotowując ofertę. Wszystkie informacje zawarte w kwestionariuszu mają wpływ na koszty operacji magazynowych bez względu na to, czy są one realizowane przez zewnętrznego partnera logistycznego, czy też przez firmę będącą właścicielem produktów i zajmującą się logistyką tylko dla swoich własnych potrzeb. Teoretycznie więc udostępnienie tych danych operatorowi od którego oczekujemy oferty nie powinno być trudne. Praktyka pokazuje jednak, że różnie z tym bywa.

 

Dane ogólne

Przyjrzyjmy się na początek kwestiom organizacyjnym opisanym w arkuszu „Informacje ogólne” kwestionariusza. Jak widzimy, zawierają one szereg pytań dotyczących czasu trwania kontraktu, ilości dni w których magazyn operatora ma dla nas pracować, oczekiwanej ilości zmian w magazynie, kwestii komunikacji i wymiany danych między nami a operatorem, sezonowości, planowanego wzrostu wolumenu, itp. Wszystkie te elementy mają wpływ na koszty operacji magazynowych niezależnie od tego, kto fizycznie te operacje realizuje. Warto zwrócić uwagę na pozycję dotyczącą wartości stocku magazynowego oraz wartość całości wysyłek produktów z magazynu. Te dane nie są niezbędne dla oszacowania zasobów niezbędnych do realizacji obsługi magazynu, ale każdy operator logistyczny powinien swojego klienta o nie zapytać. Wartość stocku magazynowego i produktów wysyłanych z magazynu będzie z pewnością determinować poziom odpowiedzialności operatora za ewentualne różnice inwentaryzacyjne oraz za ewentualne uszkodzenia produktów podczas operacji magazynowych. W niektórych wypadkach wysokość odpowiedzialności wymaga wykupienia dodatkowej polisy ubezpieczeniowej oraz zastosowania dodatkowych środków ochrony w magazynie.

 

Zasoby do obsługi logistycznej

Kolejne arkusze kwestionariusza służą do oszacowania zasobów, które operator powinien zarezerwować dla obsługi klienta. Aby było to możliwe, operator powinien otrzymać w zasadzie wszystkie dane wymienione w arkuszach „Dostawy do magazynu”, „Magazynowanie”, „Wydania z magazynu” i „Zwroty” kwestionariusza logistycznego. Jak widzimy, są one bardzo szczegółowe i wymagają dogłębnej znajomości i kontroli przepływów produktów przez firmę decydującą się na outsourcing. Z mojej praktyki wynika, że bardzo niewiele firm jest w stanie udzielić informacji o swoich przepływach towarowych na takim poziomie szczegółowości. Czy jest więc sposób na obejście tych wymagań i uzyskanie wartościowej oferty od przyszłego operatora logistycznego? Moim zdaniem tak, nie mniej jednak nie zwalnia nas to z obowiązku posiadania lub zebrania odpowiedniego zasobu danych. W zasadzie operator logistyczny może wszystkie te dane obliczyć sobie sam jeśli klient udostępni mu faktyczne dane dotyczące przyjęć i wydań produktów z magazynu oraz dane logistyczne produktów. Dane rzeczywiste można uzyskać poprzez ściągnięcie informacji o rzeczywistych przyjęciach i wydaniach z magazynu z systemu ERP. Najlepiej dokonać tego za dany rok kalendarzowy, ewentualnie za określony reprezentatywny okres czasu. Ważne jest również udostępnienie danych logistycznych produktów – bez nich operator logistyczny będzie miał ogromny kłopot z interpretacją danych klienta. Dane logistyczne produktów to informacje nt. sposobu pakowania produktów, czyli ilość sztuk produktów danego typu w kartonie, ilość kartonów na palecie lub innym nośniku, waga produktów, wymiary kartonów i palety. W przypadku idealnym dane te powinny dotyczyć każdego indywidualnego produktu. Jeśli w naszym portfolio posiadamy np. 10.000 produktów, powinniśmy udostępnić operatorowi 10.000 rekordów definiujących sposób pakowania każdego indywidualnego produktu.

Posiadając te dane operator może obliczyć jak faktycznie przedstawiają się ruchy towarowe w danym przedziale czasowym, skalkulować niezbędne zasoby pracownicze i techniczne oraz zaplanować magazyn łącznie z obliczeniem niezbędnej ilości regałów magazynowych czy też miejsca niezbędnego dla składowania blokowego produktów.

 

Konsekwencje braku odpowiednich danych

Moja praktyka w firmach logistycznych wskazuje na to, że firmy handlowe mają często problemy z zebraniem i udostępnieniem tych informacji. Na ogół sytuacja jest względnie łatwa, jeśli klient otrzymuje produkty bezpośrednio ze swoich fabryk lub od fabryk podwykonawców. Fabryki na ogół ze względu na własne procedury mają usystematyzowany sposób pakowania wyrobów gotowych i zebranie takich danych jest względnie proste. Gorzej jest w wypadku, kiedy otrzymujemy produkty z magazynów centralnych bądź regionalnych. W takich wypadkach na ogół trudno jest przewidzieć np. udział palet mieszanych i jednorodnych, sposób pakowania produktów małych i dostarczanych w niewielkich ilościach. Magazyny centralne lub regionalne same dokonują komisjonowania produktów dla nas i nieraz zdarza się, że te same produkty w każdej kolejnej dostawie są spakowane i dostarczone w inny sposób.

Co więc stanie się, jeśli operator oczekiwanych danych od nas nie otrzyma, lub otrzyma je niepełne? Niestety musimy liczyć się z tym, że operator logistyczny w ofercie dla nas założy określone rezerwy zabezpieczające go przed niedoszacowaniem kosztów, ewentualnie zawrze w ofercie klauzule pozwalające mu na wycofanie oferty lub jej znaczącą korektę w sytuacji, gdy dane rzeczywiste okażą się odmienne od tych, które my mu udostępniliśmy. Łatwo sobie więc wyobrazić konsekwencje tego kroku – oferta, którą otrzymamy od operatora logistycznego będzie wykraczać poza nasz budżet, lub okaże się, że operator zażąda pokrycia dodatkowych kosztów, nieuwzględnionych w przetargu.