Powszechnie uważa się, że w łańcuchu dostaw wyrobów gotowych na terenie kraju – „outbound logistics” najbardziej kosztownym elementem łańcucha dostaw  jest tzw. dystrybucja ostatniej mili, czyli dostawa przesyłek do końcowych odbiorców. Oczywiście mowa o przesyłkach drobnicowych lub paczkowych, ta zasada nie dotyczy transportu FTL. Jest jednak jeszcze jeden element, który jest  droższy od dostaw ostatniej mili a który w niektórych sytuacjach jest nieodzowny.

Klasyczny schemat dystrybucji do odbiorców końcowych przedstawia się w następujący sposób. Klient końcowy zamawia określoną przesyłkę u swojego dostawcy, przesyłka jest przygotowywana do wysyłki w magazynie centralnym lub regionalnym a następnie dostarczana samochodem liniowym do lokalnego terminalu obsługującego dany region kraju. Zazwyczaj następnego dnia roboczego dostawa jest realizowana małym samochodem dystrybucyjnym do odbiorcy.  Zasada ta obowiązuje, zarówno jeśli dany dostawca ma własny system dystrybucji i własną flotę pojazdów, jak i w sytuacji obsługi logistycznej lub dystrybucyjnej przez wyspecjalizowanego operatora logistycznego. Taki system jest stosunkowo prosty i obejmuje następujące elementy generujące koszty:

– koszt zapasu magazynowego w magazynie centralnym lub regionalnym

– koszt magazynowania oraz operacji magazynowych w powyższym magazynie

– koszt transportu z magazynu centralnego / regionalnego do lokalnego terminalu

– koszt przeładunku w terminalu lokalnym

– koszt dostawy lokalnej do końcowego klienta

 

Lokalne Centrum Dystrybucyjne

Inaczej przedstawiają się koszty dystrybucji i obsługi klienta przez firmę handlową, gdy zamiast terminalu przeładunkowego jako ostatnie ogniwo w łańcuchu dostaw funkcjonuje lokalne centrum dystrybucyjne utrzymujące zapas magazynowy, z którego zaopatrywani są  lokalni klienci.  W tym wypadku całość obsługi klienta, łącznie z przygotowaniem zamówienia i dostawą odbywa się na samym końcu łańcucha dostaw, czyli w magazynie lokalnym. I to generuje dodatkowy, bardzo istotny koszt, jakim jest koszt zapasu magazynowego w magazynie lokalnym.

Firmy, które budują zapas magazynowy w magazynach lokalnych i stamtąd zaopatrują końcowych klientów, muszą liczyć się z tym, że łączny zapas magazynowy danych produktów ulokowany w magazynach lokalnych oraz w magazynie centralnym będzie wyższy, niż zapas w przypadku pierwszym, w którym to wszyscy odbiorcy są zaopatrywani z jednego magazynu centralnego. Zapas magazynowy i zamrożone w nim środki finansowe są największym kosztem łańcucha dostaw, przewyższającym znacznie koszt dostawy ostatniej mili.

Rozwiązanie to ma jeszcze jeden negatywny punkt: właściciel zapasu magazynowego rozlokowanego w kilkunastu miejscach w Polsce traci niestety elastyczność w zarządzaniu nim.  Może się przecież zdarzyć, że dany produkt, ulokowany w magazynie lokalnym np. na południu Polski sprzedaje się średnio, za to doskonale na północy kraju.  Co zrobić więc z zapasem magazynowym tych mało popularnych produktów na południu? Można je oczywiście przewieźć na obszar z lepszymi wynikami sprzedaży, co jednak wygeneruje dodatkowe koszty transportu i ew. przeładunków produktów po drodze. Sprawa komplikuje się jeszcze bardziej, jeśli dany produkt cechuje się krótką datą przydatności do spożycia bądź użytkowania.

 

Wady i zalety

Czy takie rozwiązanie ma więc same wady a na dodatek jest droższe? Tak, jeśli będziemy sprawę oceniać jedynie z logistycznego punktu widzenia. Niekoniecznie, jeśli spojrzymy na to w szerszej perspektywie. Łańcuch dostaw bazujący na szeregu lokalnych magazynów ze stockiem magazynowym ma jedną niezaprzeczalną a czasami wręcz decydującą zaletę: możliwość szybkiego reagowania na potrzeby klientów i realizacją dostaw w trybie niemalże natychmiastowym. Taki system dystrybucji jest praktycznie jedynym możliwym rozwiązaniem przy zaopatrywaniu sektora gastronomicznego, tzw. HoReCa. Odbiorcy przesyłek czyli restauracje, kawiarnie, bary itp. oczekują niemalże natychmiastowej reakcji dostawcy na ich potrzeby. Zamówienia składane u lokalnego przedstawiciela handlowego muszą być zrealizowane jeszcze tego samego dnia. Nie byłyby to możliwe w systemie opartym o jedno centralne źródło zaopatrzenia, czyli właśnie jeden magazyn centralny, ew. siatkę kilku regionalnych centrów dystrybucyjnych. Dla celów skutecznego zaopatrywania klientów gastronomicznych niezbędni byliby lokalni hurtownicy bądź dystrybutorzy.

Właśnie ich brak może być wielką zaletą omawianego modelu dystrybucji. Dystrybutor sprzedający i dostarczający swoje produkty bezpośrednio do końcowego odbiorcy nie potrzebuje pośredników w związku z czym cała marża zostaje u niego. Pamiętajmy też, że bezpośrednie dostawy do klientów to możliwość bezpośredniego kontaktu z końcowymi użytkownikami produktów, czyli możliwość zebrania wszelkich uwag, komentarzy, próśb klientów w czasie rzeczywistym. Jeśli ten element funkcjonuje prawidłowo i uwagi klientów są przekazywane odpowiednim gremiom, firma ma możliwość dopasowania swojego produktu ściśle do wymagań klientów.

 

Tańsze dostawy ostatniej mili?

Czy – abstrahując od kosztów utrzymywania zapasu magazynowego w kilku – kilkunastu magazynach lokalnych – tego rodzaju dystrybucja jest tańsza niż w klasycznym przykładzie? Raczej nie. Pamiętajmy, że dostawy do końcowych odbiorców, szczególnie w sektorze HoReCa wiążą się z niestandardowymi godzinami dostaw, miejscami dostaw w centrach miast z bardzo ograniczonymi możliwościami wjazdów samochodów ciężarowych. Czas rozładunku jest wydłużony, ponieważ to kierowca rozładowuje przesyłkę, często ręcznie. Wózki widłowe raczej nie należą do specjalnie często spotykanego wyposażenia kawiarń i restauracji. Co to oznacza w praktyce? Dostawca – dystrybutor musi się liczyć z tym, że utylizacja jego floty samochodów dostawczych nie będzie optymalna, a ze względu na porę dostaw, czas utracony na rozładunek i konieczność stosowania małych samochodów dystrybucyjnych, ilość punktów dostaw obsłużona przez jeden samochód dystrybucyjna będzie niższa, niż w standardowej dystrybucji.

Pewne pole do oszczędności jest w zaopatrywaniu magazynów lokalnych. Uzupełnianie zapasów magazynowych w lokalnych magazynach dystrybucyjnych pozwala na nieco mniejszą częstotliwość dostaw. Jeśli zasilanie magazynu lokalnego odbywa się w postaci pełnych palet, można się spodziewać niższych kosztów obsługi magazynowej w magazynie centralnym oraz w magazynie odbierającym przesyłkę.

 

Kluczowe elementy kosztowe dystrybucji

W omawianym przykładzie wyodrębniłbym dwa kluczowe elementy, mogące znacznie albo obniżyć albo podnieść koszty dystrybucji. Nie poddaję analizie samej zasady obsługi klientów końcowych, szczególnie w sektorze HoReCa. Rządzą się one swoimi prawami i ich ustalanie leży bardziej po stronie działu sprzedaży niż po stronie łańcucha dostaw, który zlecenia powinien po prostu jak najsprawniej i jak najoszczędniej zrealizować.

Te dwa kluczowe elementy to wielkość zapasu magazynowego w lokalnym centrum dystrybucyjnym oraz lokalizacja magazynu dystrybucyjnego. Wszystkie inne elementy kosztowe są pochodną tych dwóch.

Znaczenie kosztowe lokalizacji magazynu jest raczej oczywiste. Lokalizacja lokalnego centrum dystrybucyjnego determinuje odległość do klientów końcowych a więc również i czas niezbędny na dostawę. Im bliżej do klientów, tym więcej czasu na dostawy, tym dłużej magazyn może przyjmować zlecenia, tym większe możliwości rozplanowania optymalnych tras dystrybucyjnych.

Stan magazynowy i jego wielkość to również kwestia nie wymagająca wyjaśnień. Jego właściwe zaplanowanie to z kolei duże wyzwanie. Można próbować posiłkować się danymi historycznymi z poprzednich lat i miesięcy ale dane historyczne nie wyznaczą w pełni oczekiwanego poziomu zapasów magazynowych. Poziom konsumpcji klientów indywidualnych jest nieprzewidywalny. Można i należy oczywiście uwzględniać czynniki zewnętrzne, jak np. imprezy sportowe i kulturalne odbywające się w pobliżu i ich wpływ na poziom konsumpcji. Ale pamiętajmy, że poziom konsumpcji podlega też wpływom innych, trudno przewidywalnych czynników, na przykład pogody.

 

Przerwa na (auto)reklamę

Firmy borykające się z podobnymi wyzwaniami chciałbym zainteresować aplikacją do zarządzania niektórymi elementami łańcucha dostaw firmy Log-hub, której jestem przedstawicielem. Aplikacja posiada moduły „Centre of Gravity” służące do wyznaczania optymalnej lokalizacji magazynu lub magazynów na danym obszarze geograficznym na podstawie ilości dostaw do odbiorców, ich wielkości oraz lokalizacji geograficznej odbiorców w określonym przedziale czasowym. Możemy aplikacji narzucić określoną ilość magazynów i uzyskać wynik w postaci mapy obrazującej optymalną lokalizację magazynu, analizę przepływów z danej lokalizacji do klientów oraz diagramu. Całość analiz trwa dosłownie kilkadziesiąt sekund, przy ilości danych liczących 30 – 40 tysięcy linii w Excelu czas realizacji analizy wynosi między dwie a trzy minuty.

Aplikacja Log-hub posiada również moduły planowania zapasów magazynowych „Inventory Simulation” oraz „Demand Forecasting”. Możemy w nich prognozować wymagany stan magazynowy jednego lub wielu SKU na podstawie danych historycznych a także uwzględniać inne czynniki. Czas realizacji analiz jest równie krótki co w przypadku „Centre of Gravity” a moduł wizualizacyjny pozwala na przedstawienie wyników w postaci wykresów oraz oczywiście tabel w Excelu.

 

Zainteresowanych jak aplikacja działa w praktyce proszę o kontakt e-mailowy:   romuald.jaworski@contractlogistics.pl