„Proces outsourcingu logistycznego” to cykl artykułów omawiających proces przekazania zarządzania logistyką w ręce zewnętrznego operatora.  Postaram się w nim przedstawić poszczególne fazy outsourcingu oraz zadania stojące zarówno przed organizacją dokonującą outsourcingu jak też przed operatorem logistycznym.

 

Przetarg na usługi logistyczne

Mając już jasną wizję oczekiwań od naszego przyszłego usługodawcy logistycznego, ustalony harmonogram projektu, rozpoznany proces decyzyjny wewnątrz naszej organizacji i zebrane dane odnośnie wolumenów produktów możemy rozpocząć proces  wyboru naszego operatora logistycznego. W tym celu najlepiej przeprowadzić przetarg na obsługę logistyczną, do którego zapraszamy operatorów.

Ilu operatorów zaprosić do przetargu logistycznego? Tylu, iloma jesteśmy w stanie sprawnie administrować i dla ilu znajdziemy czas. Każdemu oferentowi powinniśmy dać możliwość przedstawienia swojej oferty i wyjaśnienia wszystkich związanych z nią kwestii,  z pominięciem tych, których oferty nie spełniają oczekiwań jakościowych.  Zdrowy rozsądek nakazywałby zamknięcie liczby operatorów w gronie dziesięciu firm.  Dziesięciu zaproszonych  oferentów da nam gwarancję, że oferowane rozwiązania i ceny będą odzwierciedlały obecną ogólną ofertę rynkową. Będziemy też mogli łatwo zidentyfikować firmy albo odstające od standardów albo oferujące przesadnie wysokie bądź niskie ceny.

W niektórych specyficznych sytuacjach obsługa logistyczna naszych produktów może być obwarowana koniecznością posiadania określonej licencji lub pozwolenia przez operatora. Tak jest w przypadku obsługi magazynowej lekarstw, czy też produktów na styku sektorów cywilnego i wojskowego. Nie ograniczajmy się jednak do zapraszania do przetargu tylko tych operatorów logistycznych, którzy już posiadają odpowiednie licencje i pozwolenia niezbędne dla obsługi danej branży. Unikniemy ryzyka, że to operatorzy będą dyktować warunki i ceny. Jeśli operator logistyczny nie obsługuje żadnego klienta z naszej branży a ma klientów z kilku innych, oznacza to, że potrafi on przystosować się do różnych wymagań, specyficznych dla poszczególnych sektorów. Obecnie nie ma sektora biznesu dopuszczającego obsługę magazynową na miernym poziomie. Każdy sektor ma swoje specyficzne uwarunkowania a oczekiwania jakościowe są wszędzie wysokie. Przy wyborze operatorów logistycznych na etapie zaproszenia do przetargu skupmy się bardziej na tym, czy potrafią oni skutecznie obsługiwać wolumen produktów na poziomie zbliżonym do naszego, zarządzać jakością, oraz czy potrafią przedłożyć klarowny i realistyczny plan wdrożenia współpracy. Sprawdźmy, jak operator przeprowadził implementację innego skomplikowanego projektu. Jeśli operator jest w stanie zademonstrować swoje doświadczenie i umiejętności w adaptacji do nowych wymagań i wdrażaniu nowych operacji, mamy solidne podstawy by uważać, że skutecznie przygotuje się on do współpracy, łącznie z uzyskaniem odpowiednich licencji. Oczywiście naszym obowiązkiem będzie monitorowanie postępu w procesie uzyskiwania pozwoleń i upewnienie się, że operator faktycznie je zdobędzie przed rozpoczęciem współpracy.

 

NDA, czyli Nadmierna Dawka Administracji

Przed rozpoczęciem przetargu logistycznego wiele firm ma w zwyczaju prosić operatorów logistycznych o podpisanie porozumienia o poufności co do wszystkich przekazywanych  mu informacji. Dokument ten jest z angielska zwany NDA, czyli Non Disclosure Agreement. Mam wątpliwości co do zasadności tego dokumentu. Z jednej strony dane o wysyłkach naszych produktów są wrażliwe. Z drugiej strony w trakcie przetargu przekazujemy operatorowi dane historyczne, czyli z definicji już nieaktualne. Niestety – w dobie powszechnej dostępności informacji oraz badań rynkowych, nasza konkurencja ma na wyciągnięcie ręki dane o naszym udziale w rynku, bazie naszych klientów, cenach i marżach. Moim zdaniem podpisanie NDA z operatorami logistycznymi na etapie przetargu nie przyniesie nam żadnej wartości dodanej. Co nie znaczy, że nie powinniśmy dbać o poufność wszelkich informacji już na etapie współpracy operacyjnej, kiedy to operator logistyczny ma dostęp do wielu poufnych informacji handlowych w czasie rzeczywistym.

 

Zapytanie ofertowe

W zasadzie informacje potrzebne w zapytaniu ofertowym są wymienione w kwestionariuszu logistycznym dostępnym tu. Ważne jest, abyśmy definiowali nasze oczekiwania jakościowe oraz poinformowali operatorów o ew. specyficznych wymaganiach dotyczących magazynowania naszych produktów oraz wspomnianych już licencjach lub innych wymaganiach prawnych. Jeśli nasz biznes wymaga, aby wszyscy uczestnicy łańcucha dostaw posiadali określone certyfikaty czy to zarządzania jakością, czy też środowiskowe, bezpieczeństwa lub inne, odpowiednie informacje również powinny zostać zawarte w zapytaniu ofertowym.

Aby w późniejszym etapie móc porównać oferty powinniśmy zaproponować operatorom strukturę cennika usług. Gotowca nie ma – w zasadzie przy każdym projekcie nie tylko wysokość cen, ale sposób rozliczeń są ustalane indywidualnie pomiędzy operatorem logistycznym a jego klientem.  Jestem przeciwnikiem rozliczeń na bazie Open Book, opisałem to już w artykule „Open Book – iluzja kontroli kosztów”.  Znacznie lepszy jest cennik transakcyjny, zbudowany na bazie jednostek, które są dla nas policzalne i którymi posługujemy się w rozliczeniach z naszymi klientami. Jeśli kupujemy i sprzedajemy produkty na sztuki, zaproponujmy operatorom cennik oparty na przyjęciu i wydaniu z magazynu jednej sztuki towaru. Jeśli nasi klienci zamawiają produkty na pełne kartony bądź palety, prościej będzie rozliczać się z operatorem odpowiednio za przyjęcie i wydanie z magazynu kartonu bądź palety.  Jeśli baza naszych artykułów jest w miarę stała i ma określone standardy pakowania, można zaproponować rozliczenie za przyjęcie i wydanie z magazynu określonej wagi lub kubatury. Przykład z mojej praktyki zawodowej:  jeden z moich klientów, globalna firma z sektora elektroniki użytkowej zleciła mojej ówczesnej firmie obsługę magazynową całości asortymentu, począwszy od dużego sprzętu AGD, poprzez sprzęt audio, tv, drukarki komputerowe itd.  Oprócz tego klient miał w swoim portfolio cały szereg produktów bardzo małych gabarytowo za to bardzo drogich, czyli telefony komórkowe, tablety, kamery cyfrowe i wiele akcesoriów. Za obsługę dużych produktów rozliczaliśmy się na podstawie kubatury, natomiast cennik obsługi produktów małych był ustalony w sztukach. Ponieważ artykuły miały standardowe wymiary i sposób pakowania, nigdy nie było problemów z przeliczeniem ilości sztuk na kubaturę i odwrotnie.

Za samo składowanie najlepiej też się rozliczać według jednostek, które łatwo nam przeliczyć na sztuki produktów. Na ogół stosuje się albo rozliczenie za zajęte miejsce paletowe dziennie, ew. stosuje się opłaty ryczałtowe za zarezerwowaną dla nas powierzchnię magazynową.

Transparentność cen i ich łatwe przeliczanie na jednostki produktów jest bardzo ważne z jeszcze jednego względu: budżetowania. Zakładając sprzedaż określonej ilości produktów w kolejnych latach bardzo łatwo będzie nam oszacować koszt ich obsługi magazynowej. Doceni to co z pewnością dział finansowy. W końcu dobre relacje z dyrektorem finansowym – bezcenne; za resztę zapłacisz…. wiadomo czym (jeśli wierzyć reklamie).

Operatorzy logistyczni mogą oczekiwać od nas pokrycia kosztów stałych wynikających z  długoterminowych zobowiązań finansowych, jak np. wynajem magazynu. Wiadomo – w końcu nie opłacone koszty stałe w określonych okolicznościach mogą oznaczać dla operatora poważne kłopoty finansowe. Koszty stałe nie są idealnym rozwiązaniem z punktu widzenia klienta, ale w końcu od czego są negocjacje….

Po rozesłaniu zapytania ofertowego zarezerwujmy sobie czas na udzielanie odpowiedzi na pytania nadesłane przez operatorów.  Z pewnością będzie ich dużo. Rzeczy, które nam wydają się jasne, mogą się okazać nie do końca zrozumiałe dla oferentów. Niektóre firmy organizują dzień otwarty, na który zapraszają przedstawicieli wszystkich firm logistycznych biorących udział w przetargu. Wtedy mamy okazję zaprezentować nasze oczekiwania wszystkim uczestnikom przetargu na raz oraz odpowiedzieć na ich pytania. Jest to o tyle dobre, że trzy czwarte pytań od poszczególnych operatorów logistycznych będzie identyczne. Okazja do zaoszczędzenia czasu.

 

Oferta obsługi logistycznej

Czego powinniśmy oczekiwać od oferentów, już po rozesłaniu zapytania ofertowego i wyjaśnieniu ich wątpliwości?   Oczywiście dobrej oferty. Dobra oferta powinna zawierać:

– jasny opis lokalizacji magazynu, jego wielkości, terminu jego dostępności dla naszych produktów, dostępności dodatkowej powierzchni w okresach zwiększonego stocku magazynowego,

– wszystkie założenia wolumenowe, których oferta dotyczy

– opis realizacji poszczególnych procesów roboczych

– potwierdzenie akceptacji naszych norm jakościowych, łącznie z planem pozyskiwania wymaganych certyfikatów jakości

– jasną strukturę organizacyjną oferenta, w szczególności jego części zaangażowanej w operacje z nami

– opis sposobu zbudowania zespołu pracowników przeznaczonego dla nas z wyszczególnieniem jaki procent pracowników będzie składał się z już zatrudnionych, jaki z nowo zatrudnionych a jaki z pracowników tymczasowych

– opis szkoleń i wdrożenia pracowników, którzy będą na co dzień zaangażowani w obsługę stocku magazynowego

– opis i możliwości operacyjne WMS operatora, sposób integracji WMS z naszym ERP;

– harmonogram wdrożenia operacji

– wszelkie uwarunkowania komercyjne, od których zależą ceny;

– parametry makroekonomiczne mogące mieć wpływ na wysokość cen;

– plan Continuous Improvement i korzyści mogące przynieść korzyść klientowi;

– last but not least: nie zawadzi, jeśli operator logistyczny przedstawi propozycję cen, najlepiej według naszego cennika.

Do dyspozycji Czytelników oddaję listę kontrolną do weryfikacji ofert na obsługę magazynową, której sam używam w mojej pracy jako konsultant logistyczny. Jest ona dostępna pod tym linkiem.

Weryfikacja ofert logistycznych

Prawdziwa zabawa zaczyna się po otrzymaniu ofert operatorów logistycznych. Możemy być pewni, że obok ofert rozsądnych trafią się i takie, które bardzo mocno odbiegają od pozostałych pod względem i proponowanych rozwiązań i cen.  Jeśli jest to margines oferentów, można dać im szansę na przygotowanie drugiej oferty – znaczne różnice w porównaniu z tzw „środkiem” nie muszą oznaczać, że ci operatorzy chcą nam sprzedać usługi z niebotycznymi marżami lub odwrotnie – za wszelką cenę chcą wejść w relacje biznesowe z nami, nawet jeśli mieliby dopłacać.  Czasami jest to kwestia błędnego zrozumienia  któregoś z naszych wymagań, czy też błędnej interpretacji wolumenów.  Jeśli tak, skorygowana oferta powinna być znacznie bardziej realna. Jeśli nie, zaproponujmy tym oferentom, aby skupili się na innych klientach.

W następnym kroku zróbmy krótka listę, czyli ograniczmy ilość oferentów do czterech, maksimum pięciu.  Z tą wyselekcjonowaną grupą siadamy do bardziej szczegółowych rozmów, na koniec których operatorzy powinni nam złożyć zrewidowane oferty. Jeśli czas pozwala, zaproponujmy operatorom wizyty w ich magazynach. Po analizie nowych ofert, ew. ponownych dyskusjach i wizytach w magazynach operatorów wybieramy finałową dwójkę lub trójkę operatorów.

 

And the winner is…….

Końcowy etap przetargu zarezerwujmy na negocjacje cen i kontraktu. Jedynym elementem czysto operacyjnym na końcowym etapie przetargu powinno być ponowne omówienie i ewentualnie aktualizacja procesu implementacji.  Na tym etapie przetargu nie powinno już się prowadzić rozmów na tematy operacyjne. Jeśli tego rodzaju kwestie są jeszcze otwarte, oznacza to, że nie odrobiliśmy naszych lekcji na wcześniejszych etapach przetargu.

Nie będę rozpisywał się na temat procesów decyzyjnych wewnątrz organizacji, czyli tego ile trwa podjęcie decyzji co do wyboru oferenta z którym podpiszemy kontrakt o wartości kilkunastu milionów złotych lub więcej, w każdej organizacji wygląda to nieco inaczej. Pamiętajmy o jednym: jeśli nasz proces decyzyjny się przedłuży, wybrany operator  będzie miał odpowiednio miej czasu na implementację.

A potem: „the winner is …..”.