„Proces outsourcingu logistycznego” to cykl artykułów omawiających proces przekazania zarządzania logistyką w ręce zewnętrznego operatora. Postaram się w nim przedstawić poszczególne fazy outsourcingu oraz zadania stojące zarówno przed organizacją dokonującą outsourcingu jak też przed operatorem logistycznym.

 

Strategia logistyczna

Przekazanie obsługi naszego łańcucha dostaw zewnętrznemu operatorowi to decyzja strategiczna o bardzo istotnym wpływie na sposób funkcjonowania firmy. Jest to decyzja trudna do odwrócenia. Przekazując codzienne zarządzanie logistyką innej firmie dana organizacja traci po jakimś czasie kompetencje w zarządzaniu logistyką na poziomie operacyjnym. Jeśli w pewnym momencie dana firma podjęłaby decyzję o ponownym przejęciu zarządzania operacyjnego logistyką we własne ręce, mogłoby się okazać, że ze względu na utratę kompetencji w prowadzeniu operacji magazynowych będzie to proces dużo trudniejszy niż proces wydzielenia logistyki na zewnątrz. Pamiętajmy w związku z tym, że na outsourcing logistyczny należy patrzeć długofalowo, w perspektywie co najmniej kilku a najlepiej kilkunastu lat.

 

Cele outsourcingu logistycznego

Pierwsze i podstawowe pytanie na które musi sobie odpowiedzieć organizacja przed outsourcingiem logistyki to definicja kilku głównych celów, które zamierza osiągnąć poprzez wydzielenie logistyki na zewnątrz. Zazwyczaj pierwszym i podstawowym oczekiwanym celem jest redukcja kosztów. W warunkach konkurencyjnej gospodarki rynkowej trudno jest dyskutować z taką motywacją, tym bardziej, że firmom przechodzącym na outsourcing na ogół udaje się ten cel osiągnąć.

Ale koszty to tylko jedna strona medalu. Rozpoczynając proces outsourcingu firma powinna sobie odpowiedzieć na kilka innych bardzo istotnych pytań, z których najważniejszym jest pytanie, czy i jak fakt przekazania logistyki innej firmie wpłynie na nasze relacje z klientami i poziom ich obsługi? Nie ma sensu wdawać się w rozważania na temat znaczenia relacji z klientami dla każdego przedsiębiorstwa – jest to kwestia fundamentalna, decydująca o tym, czy dana firma przetrwa na rynku. Właściwie przeprowadzony proces outsourcingu i wybór właściwego operatora logistycznego może dodać skrzydeł sprzedaży i wznieść relacje z klientami na wyższy poziom. Z drugiej strony niewłaściwie funkcjonująca logistyka może nawet największego gracza na rynku kosztować utratę udziałów w rynku i zaufania klientów.

Kolejną bardzo istotną kwestią jest określenie punktu w czasie, w którym zewnętrzna firma powinna przejąć zarządzanie zapasami magazynowymi. Proces outsourcingu można ogólnie podzielić na trzy części: część pierwsza to wewnętrzne przygotowania firmy w celu rozpoczęcia dyskusji z operatorami logistycznymi. Część druga to zaproszenie określonej ilości operatorów do złożenia ofert obsługi logistycznej, negocjacje handlowe i wyłonienie firmy, która finalnie przejmie obsługę logistyczną. Ostatnia, trzecia część procesu outsourcingu to implementacja, czyli praca z jedną wybraną firmą nad uruchomieniem projektu i fizyczne przekazanie zapasów magazynowych pod zarządzanie operatora.

Realizacja każdej z tych trzech części wymaga określonego czasu. Część pierwsza jest głównie uzależniona od tego, czy firma zmierzająca do przekazania operacji magazynowych zewnętrznemu partnerowi jest w stanie zebrać wszystkie dane dotyczące swoich zapasów magazynowych za okres minimum kilku miesięcy, czy są zdefiniowane procesy decyzyjne wewnątrz firmy oraz kryteria wyboru zewnętrznego partnera logistycznego. W zależności od stopnia złożoności procesów logistycznych, wielkości organizacji musimy przyjąć, że okres wewnętrznych przygotowań do rozpoczęcia rozmów z operatorami logistycznymi potrwa od jednego do sześciu miesięcy. Zakończeniem tej części powinien być przetarg na obsługę logistyczną wraz z kompletem niezbędnych danych, który zostanie przekazany określonej grupie operatorów logistycznych.

Na drugą część procesu, czyli dyskusje i negocjacje z wybraną grupą operatorów logistycznych należy zarezerwować od trzech do sześciu miesięcy. Jest to okres czasu niezbędny operatorom na przygotowanie ofert oraz na wszystkie inne towarzyszące temu zadaniu czynności: rozmowy handlowe, stopniowe ograniczanie grupy operatorów na poszczególnych etapach przetargu, aż do wyłonienia zwycięzcy przetargu.

Część trzecia, czyli implementacja operacji z wybranym partnerem i fizyczne przekazanie mu pod opiekę zapasów magazynowych trwa zwyczajowo od czterech do sześciu miesięcy. Oczywiście czas trwania wdrożenia operacji jest wypadkową wielu czynników i przy projektach bardziej złożonych lub o większym wolumenie wdrożenie będzie trwało odpowiednio dłużej.

Podsumowując więc czas trwania wszystkich trzech etapów musimy założyć, że proces przekazania logistyki zewnętrznej firmie od czasu wewnętrznej inicjacji projektu do zatowarowania magazynu operatora potrwa od siedmiu miesięcy do półtora roku. Zawsze dobrze jest też mieć w zanadrzu rezerwę czasową na wypadek wystąpienia nieoczekiwanych okoliczności.

 

Istniejące zasoby

W dalszej kolejności musimy podjąć szereg decyzji jak po zatrudnieniu zewnętrznego operatora logistycznego zagospodarować istniejącą infrastrukturę logistyczną oraz personel obsługujący nasz łańcuch dostaw. Są to ważne kwestie a brak odpowiedzi na pytanie np. co zrobić z dotychczasowym budynkiem magazynowym uniemożliwiło już niejeden projekt outsourcingu. Celem niniejszego artykułu nie jest szczegółowe roztrząsanie wszystkich dylematów firmy rozważającej outsourcing łańcucha dostaw, warto jednak wymienić kilka podstawowych zagadnień, z którymi zostaniemy skonfrontowani podczas procesu outsourcingu. Wśród najbardziej podstawowych są to: personel dotychczas obsługujący nasz magazyn, sam budynek magazynowy, środki trwałe oraz gotowość do integracji naszego systemu ERP z systemem zarządzania magazynem operatora. Mimo, że powyższe kwestie są bardzo ważne i nie rzadko trudne, praktyka i rosnący trend outsourcingu wskazują na to, że coraz więcej firm znajduje na nie satysfakcjonujące odpowiedzi i przekazanie obsługi logistyki firmie zewnętrznej faktycznie ma miejsce.

 

Integracja systemów komputerowych

Proces przekazania logistyki zewnętrznej firmie jest bardzo pracochłonny i dla operatora logistycznego jak i dla jego nowego klienta. Jednym z krytycznych elementem, który na ogół jest też bardzo pracochłonny jest integracja systemów komputerowych operatora i jego klienta. Jeśli chcemy, aby współpraca z zewnętrznym operatorem odpowiadała współczesnym standardom, musimy zapewnić odpowiednie zasoby i odpowiedni czas do jej realizacji. Na ogół proces integracji systemów i testy funkcjonalności trwają kilka miesięcy. Pamiętajmy, że sukces całego procesu outsourcingu zależy od tego, jak dobrze uda nam się przeprowadzić integrację systemów. Jeśli – z jakichkolwiek przyczyn – integracja się nie uda lub nie będzie przeprowadzona odpowiednio właściwie, ucierpią na tym nasze relacje z klientami a co za tym idzie nasza pozycja rynkowa. Zapewnienie zasobów działu IT jest absolutnie niezbędne dla projektu.

 

Proces decyzyjny w outsourcingu logistycznym

Na koniec zostawiam bardzo istotny element, który może się położyć cieniem na projekcie outsourcingu. Jest to proces decyzyjny wewnątrz organizacji dokonującej outsourcingu. Wraca tu problem strategicznej wagi outsourcingu dla przedsiębiorstwa. Musimy mieć świadomość, że przekazanie obsługi logistycznej firmie zewnętrznej ma wpływ nie tylko na samą logistykę, ale na wiele innych elementów działalności przedsiębiorstwa. W każdej dużej organizacji szereg działów i osób będzie zainteresowanych przebiegiem i ostatecznym rezultatem procesu outsourcingu. Z pewnością będzie to sprzedaż i obsługa klienta, sama logistyka, działy personalny i jakości, dział zakupów, i IT. „Last but not least” finanse – trudno wyobrazić sobie realizację jakiegokolwiek projektu w przedsiębiorstwie bez akceptacji CFO. Krótko mówiąc trudno będzie znaleźć taki dział firmy, której outsourcing logistyczny nie będzie dotyczył. W przypadku organizacji międzynarodowej, funkcjonującej w układzie matrycowym ilość uczestników procesu decyzyjnego należałoby pomnożyć przez ilość poziomów zarządzania w organizacji. Jest to więc spora grupa zaangażowanych osób mających wpływ na realizację projektu. Statystycznie rzecz biorąc możemy z góry założyć, że część tej grupy będzie w stosunku do naszego projektu przychylna, część będzie nastawiona neutralnie a część może chcieć go zastopować. Warto więc uświadomić sobie i rozpoznać kogo wewnątrz organizacji projekt outsourcingu może dotknąć i zorganizować przebieg procesu decyzyjnego wewnątrz firmy w sposób pozwalający na jego realizację.